Meteen naar de inhoud

Draaiboek voor scholen

DRAAIBOEK 2023 VOOR ORGANISATOR Scholen

    1. Ouderraad en/of enthousiast persoon en directie nemen contact op met elkaar over deelname en organisatie en eventueel mogelijk schoolbudget.
    2. De stichting a4dw zou het fijn vinden te worden ingelicht over besluit van deelname van de school via mail naar a4dw@a4dw.nl
    3. De toegevoegde brieven (bijlage 1, 2 en 3, hieronder te downloaden) aan de leerlingen kunnen naar behoefte worden aangepast, en gebruikt om leerlingen bij de school aan te melden.
    4. Rond 17 april 2023 kunnen de eerste brieven (voorbeeld bijlage 1 en 2) aan alle kinderen worden meegegeven.
    5. De school ontvangt een poster van de stichting a4dw om op te hangen bij de deur.
    6. Zorg dat de leerkrachten een veilige plek hebben waar ze de enveloppen in kunnen leggen.
    7. Half mei 2023 moeten alle enveloppen en formulierstrookjes zijn ingeleverd. Zodat de organisator dit rustig kan verwerken.
    8. Gegevens van de kinderen en de ouders worden in het digitale school/groepsformulier ingevoerd, te vinden op deze site. Lees vooral eerst de handleiding en tips op de site.
    9. Het digitale formulier geeft automatisch het totale bedrag aan.
    10. Een groep moet minimaal uit 11 personen bestaan. Dat kunnen naast de kinderen ook de volwassenen/ouders zijn die zich hebben opgegeven als begeleider. Alleen mensen die betaald meelopen, moeten worden opgegeven. Begeleiders die niet betalen worden niet geregistreerd en zijn derhalve ook niet verzekerd. Het comité verzoekt om iedereen die meeloopt te laten betalen.
      LET OP: Deelnemers aan de 5km en de 10km kunnen niet in dezelfde groep worden aangemeld.
    11. De stichting A4dw kan niet stellen hoeveel begeleiders op hoeveel kinderen maar adviseert minimaal 1 begeleider op 8 kinderen, afhankelijk van leeftijd en gedrag. Mochten er vragen zijn over het invullen dan kunt u altijd contact opnemen via het contact formulier op de site.
    12. Het geld uit de enveloppen wordt geteld en gecheckt met het aangegeven totale bedrag van het digitale formulier.
    13. Uiterlijk 22 mei 2023 moeten de volledig ingevulde groepsformulieren per school ALS EXCEL verstuurd zijn naar e-mailadres: inschrijving@a4dw.nl (eerder mag ook!).
    14. Het gehele bedrag moet ook uiterlijk 22 mei 2023 overgemaakt worden naar:
      Triodosbank NL51TRIO 0391024647 t.n.v. Avond4daagse Westerpark o.v.v. school en naam/letters van de groepsnamen. Mochten er toch meerdere betalingen van een school gedaan worden, dan duidelijk aangeven bij welke groep de betreffende betaling hoort. Alleen na betaling is uw groep daadwerkelijk van deelname verzekerd.

Let op: er kan niet meer ingeschreven worden bij de start.

  1. Ouders die te laat zijn met aanmelden via school, kunnen zich tot uiterlijk 26 mei 2023 individueel via de website inschrijven.
  2. De stichting A4dw stuurt per mail, naar het e-mailadres van de contactpersoon, de groepsnummers op. Deze nummers zijn op de eerste dag van de avondvierdaagse nodig om de loopkaart(en) op te halen.
  3. Denk eraan om de digitale groepsdeelnemerslijsten voor uzelf op te slaan. Deze zijn handig voor het meegeven van de tweede brief of op bord en om mee te geven aan de hoofdgroepsleiders op wandeldagen. 
  4. Bovenaan een groep geeft u de hoofdgroepsleider aan met naam en telefoonnummer. Deze persoon is verantwoordelijk voor de loopkaart.
  5. Verzin een vorm van herkenning. Bijvoorbeeld allemaal dezelfde kleur dragen en een spandoek maken. Handig voor het verzamelen op het plein voor het stadsdeel.
  6. Een tweede brief aan de kinderen die meelopen wordt gemaakt (zie voorbeeld bijlage 3), gekopieerd naar hoeveelheid deelnemers en geselecteerd naar hoeveelheid van deelnemers in klassen.
  7. In de week van 22 mei 2023 kan de tweede brief aan de kinderen / ouders die meelopen worden meegegeven via de leerkrachten.
  8. Men kan een bord met de deelnemerslijsten en begeleiders opgehangen en de informatie groot vermelden zoals staat op de tweede brief. Let op identificatie van de school, starttijden, speciaal donderdag 10 km 17:15 en verzamelplek. Leuk voor de voorpret.
  9. Instructiebrief aan groepsleiders maken (voor voorbeeld zie bijlage 4). Deze brief kan vooraf of aan het begin van de eerste wandelavond aan de groepsleider worden gegeven.
  10. Op de site komen de parkoersen en parkoersbeschrijvingen te staan met de rustplaatsen.
  11. Mocht er budget en enthousiaste ouders/leraren zijn dan kan men onderweg bij een rustplaats b.v. fruit of wat te drinken uitdelen. U kunt op de website op de parkoersenkaarten de rustplaatsen vinden.

Op de wandeldagen:

Kies de voor de eerste avond een duidelijke ontmoetingsplek uit en groot signaal. Als organisator aanwezig zijn tussen 17:30 en 17:45, zodat de wandeling echt om 18:00 van start kan gaan. Laatste avond voor de 10 kilometerlopers om 17:15 aanwezig en lopen vanaf 17:30, zodat iedereen ongeveer tegelijk binnenkomt voor uitreiking medaille en feestje.

1.  Mee te nemen door organisator van de school:

  • De e-mail met de groepsnummers.
  • Men ontvangt dan bij de inschrijving de groeps-loopkaarten en parkoersenboekjes.
  • Instructiebrief aan hoofdgroepsleiders (bijlage 4) en namenlijst van de kinderen die in hun groep zitten.
  • Evt. pen en stickertjes om 06- nummer voor de kleintjes op kleding te plakken.
  • De vormen van herkenning.
  • Vuilniszakken om na de rustplaats de boel op te ruimen.

2. Aan de groepsleider/ster wordt gegeven:

  • De namenlijst, groeps-loopkaarten en parkoersenboekjes.
  • Evt. pen en stickertjes om 06- nummer voor de kleintjes op kleding te plakken.
  • Let erop dat de loopkaart elke dag met de groep mee gaat. Als er een avond een andere groepsleider meeloopt, is het belangrijk dat de loopkaart wordt overgedragen.

Heel veel plezier met de Avondvierdaagse Westerpark!

 Groeten van stichting A4dw

Download bijlage 1 als Word-document

Download bijlage 2 als Word-document

Download bijlage 3 als Word-document

Download bijlage 4 als Word-document