Draaiboek voor scholen

DRAAIBOEK 2022 VOOR ORGANISATOR Scholen

 

    1. Ouderraad en/of enthousiast persoon en directie nemen contact op met elkaar over deelname en organisatie en eventueel mogelijk schoolbudget.
    2. De stichting a4dw zou het fijn vinden te worden ingelicht over besluit van deelname van de school via mail naar a4dw@a4dw.nl
    3. De toegevoegde brieven (bijlage 1, 2 en 3, hieronder te downloaden) aan de leerlingen kunnen eventueel digitaal aangepast worden naar behoeve b.v. andere inschrijfkosten omdat de school eventueel een gedeelte dekt.
    4. Rond 28 maart 2022 kunnen de eerste brieven (voorbeeld bijlage 1 en 2) aan alle kinderen worden meegegeven.
    5. De school ontvangt een poster van de stichting a4dw om op te hangen bij de deur.
    6. Zorg dat de leerkrachten een veilige plek hebben waar ze de enveloppen in kunnen leggen.
    7. Voor 22 april 2022 moeten alle enveloppen en formulierstrookjes zijn ingeleverd. Zodat de organisator dit rustig kan verwerken.
    8. Gegevens van de kinderen en de ouders worden in het digitale school/groepsformulier ingevoerd, te vinden op deze site.
    9. Lees eerst de handleiding en tips op de site.
    10. Het digitale formulier geeft automatisch het totale bedrag aan.
    11. Een groep moet minimaal uit 11 personen bestaan. Tijdens invoeren van de gegevens, worden de groepen samengesteld samen met de volwassenen/ouders die zich hebben opgegeven om hun kind/groep onder zijn/haar hoede te nemen. Alleen mensen die betaald meelopen, moeten worden opgegeven. Begeleiders die niet betalen worden niet geregistreerd en zijn derhalve ook niet verzekerd. Het comité verzoekt dan ook om iedereen die meeloopt te laten betalen. Geef elke groep een aparte letter of nummer.
    12. De stichting A4dw kan niet stellen hoeveel begeleiders op hoeveel kinderen maar adviseert minimaal 1 begeleider op 8 kinderen, afhankelijk van leeftijd en gedrag. Een ordelijke prettige sfeer bepaalt voor een groot gedeelte het succes van de Avondvierdaagse. Mochten er vragen zijn over het invullen dan kunt u altijd contact opnemen via het contact formulier op de site.
    13. Het geld uit de enveloppen wordt geteld en gecheckt met het aangegeven totale bedrag van het digitale formulier.
    14. Uiterlijk 2 mei 2022 moeten de volledig ingevulde groepsformulieren per school verstuurd zijn naar e-mailadres: inschrijving@a4dw.nl (eerder mag ook!).
    15. Het gehele bedrag moet direct op 2 mei 2022 overgemaakt worden naar:    triodosbank NL51TRIO 0391024647 t.n.v. Avond4daagse Westerpark o.v.v. school en naam/letters van de groepsnamen. Mochten er toch meerdere betalingen van een school gedaan worden, dan duidelijk aangeven bij welke groep de betreffende betaling hoort. Alleen na betaling is uw groep daadwerkelijk van deelname verzekerd.
  • Let op : er kan niet meer ingeschreven worden bij de start.

  1. Ouders die te laat zijn met aanmelden via school, kunnen zich tot uiterlijk 9 mei 2022 individueel via de website inschrijven.
  2. De stichting A4dw stuurt per mail, naar het e-mailadres van de contactpersoon, de groepsnummers op. Deze nummers neemt men mee op de eerste dag voor de inschrijving
  3. Alle ingevoerde digitale groepsdeelnemerslijsten worden door u opgeslagen en gekopieerd. Handig voor meegeven tweede brief of op bord. Deze worden ook meegegeven aan de hoofdgroepsleiders op wandeldagen. Advies is om hiervoor de aparte hulp-excelsheet te maken om te knippen en plakken. Dit is op de website te vinden.
  4. Bovenaan een groep geeft u de hoofdgroepsleider aan in naam en letter van groep die verantwoordelijk is voor de groepskaart.
  5. Vorm van herkenning verzinnen. Bijvoorbeeld allemaal dezelfde kleur dragen en een spandoek maken. Handig voor het verzamelen op het plein voor het stadsdeel.
  6. Een tweede brief aan de kinderen die meelopen wordt gemaakt (zie voorbeeld bijlage 3), gekopieerd naar hoeveelheid deelnemers en geselecteerd naar hoeveelheid van deelnemers in klassen.
  7. Rond 9 mei 2022 kan de tweede brief aan de kinderen / ouders die meelopen worden meegegeven via de leerkrachten.
  8. Men kan een bord met de deelnemerslijsten en begeleiders opgehangen en de informatie groot vermelden zoals staat op de tweede brief. Let op identificatie van de school, starttijden, speciaal donderdag 10 km 17:15 en verzamelplek. Leuk voor de voorpret.
  9. Instructiebrief aan groepsleiders maken (voor voorbeeld zie bijlage 4). Deze brief wordt de eerste wandelavond aan de groepsleider gegeven.
  10. Op de site komen de parkoersen en parkoersbeschrijvingen te staan met de rustplaatsen.
  11. Mocht er budget zijn dan kan men voor bij de rustplaats b.v. appeltjes (worden altijd zeer lekker gevonden) uitdelen. Eventueel regelen dat iemand bij de rustplaats staat met iets. U kunt op de website op de parkoersenkaarten de rustplaatsen vinden.

Op de wandeldagen:

Kies de voor de eerste avond een duidelijke ontmoetingsplek uit en groot signaal. Als organisator aanwezig zijn tussen 17:30 en 17:45, zodat de wandeling echt om zes uur van start kan gaan. Laatste avond voor de 10 kilometerlopers om 17:15 aanwezig en lopen vanaf 17:30 i.v.m. tegelijk arriveren voor uitreiking medaille en feestje.

 

  1. Mee te nemen door organisator van de school:
  • De e-mail met de groepsnummers.
  • Men ontvangt dan bij de inschrijving de groeps-loopkaarten en parkoersenboekjes.
  • Instructiebrief aan hoofdgroepsleiders (bijlage 4) en namenlijst van de kinderen die in hun groep zitten.
  • Evt. pen en stickertjes om 06- nummer voor de kleintjes op kleding te plakken.
  • De vormen van herkenning.
  • Vuilniszakken om na de rustplaats de boel op te ruimen.

2.. Aan de groepsleider/ster wordt gegeven:

  • De namenlijst, groeps-loopkaarten en parkoersenboekjes.
  • Evt. pen en stickertjes om 06- nummer voor de kleintjes op kleding te plakken.
  • De instructiebrief met de melding dat ze de groepsloopkaart na elke dag inleveren bij de inschrijving en daarvoor in de plaats een andere groepskaart krijgen die ze de volgende dag weer meenemen en inleveren bij de inschrijving voor dezelfde loopkaart. Het klinkt omslachtig maar dan weet de organisatie precies welke groep er binnen is.

 

Heel veel plezier met de Avondvierdaagse Westerpark.

 Groeten van stichting A4dw

Download bijlage 1 als Word-document

Download bijlage 2 als Word-document

Download bijlage 3 als Word-document

Download bijlage 4 als Word-document