Draaiboek voor scholen

DRAAIBOEK 2018 VOOR ORGANISATOR Scholen

1. Ouderraad en/of enthousiast persoon en directie nemen contact op met elkaar over deelname en organisatie en eventueel mogelijk schoolbudget.
2. De stichting a4dw zou het fijn vinden te worden ingelicht over besluit van deelname van de school via mail naar a4dw@a4dw.nl
3. De toegevoegde brieven (bijlage 1, 2 en 3) aan de leerlingen kunnen eventueel digitaal aangepast worden naar behoeve b.v. andere inschrijfkosten omdat de school eventueel een gedeelte dekt.
4. Rond 28 mei 2018 kunnen de eerste brieven (voorbeeld bijlage 1 en 2) aan alle kinderen worden meegegeven.
5. De school ontvangt een poster van de stichting a4dw om op te hangen bij de deur.
6. Zorg dat de leerkrachten een veilige plek hebben waar ze de enveloppen in kunnen leggen.
7. Op 7 juni 2018 worden de enveloppen en formulierstrookjes ingezameld. Zodat de organisator dit rustig kan verwerken.
8. Handig, voor het digital invoeren, is om een excel digitale uitdraai te vragen van de school met alleen de namen van alle leerlingen per klas met geboorte datum.
9. Gegevens van de kinderen en de ouders worden in het digitale school/groepsformulier ingevoerd, te vinden op deze site.
10. Lees eerst de handleiding en tips op de site.
11. Het digitale formulier geeft automatisch het totale bedrag aan.
12. Een groep moet minimaal uit 11 personen bestaan. Tijdens invoeren van de gegevens, worden de groepen samengesteld samen met de volwassenen/ouders die zich hebben opgegeven om hun kind/groep onder zijn/haar hoede te nemen. Alleen mensen die betaald meelopen, moeten worden opgegeven. Begeleiders die niet betalen worden niet geregistreerd en zijn derhalve ook niet verzekerd. Het comite verzoekt dan ook om iedereen die meeloopt te laten betalen. Geef elke groep een aparte letter of nummer.
13. De stichting A4dw kan niet stellen hoeveel begeleiders op hoeveel kinderen maar adviseert minimaal 1 begeleider op 8 kinderen afh van leeftijd en gedrag. Een ordelijke prettige sfeer bepaalt voor een groot gedeelte het succes van de Avondvierdaagse. Mochten er vragen zijn over het invullen dan kunt u altijd contact opnemen via het contact formulier op de site.
14. Het geld uit de enveloppen wordt geteld en gecheckt met het aangegeven totale bedrag van het digitale formulier.
15. Uiterlijk 23 juni 2018 moeten de volledig ingevulde groepsformulieren per school verstuurd zijn naar e-mailadres: inschrijving@a4dw.nl
16. Het gehele bedrag moet direct op 23 juni 2018 overgemaakt worden naar: triodosbank NL51TRIO 0391024647 t.n.v. Avond4daagse Westerpark o.v.v. school en naam/letters van de groepsnamen. Mochten er toch meerdere betalingen van 1 school gedaan worden, dan duidelijk aangeven bij welke groep de betreffende betaling hoort. Alleen na betaling is uw groep daadwerkelijk van deelname verzekerd.
17. Er wordt door de stichting A4dw per mail, naar het e-mailadres van de contactpersoon, de groepsnummers opgestuurd. Deze nummers neemt men mee op de eerste dag voor de inschrijving.
18. Alle ingevoerde digitale groepsdeelnemerslijsten worden door u opgeslagen en gekopieerd. Handig voor meegeven tweede brief of op bord en worden meegegeven aan hoofdgroepsleiders op wandeldagen. Advies is om hiervoor de aparte hulp-excelsheet te maken om te knippen en plakken. Dit is op de website te vinden.
19. Bovenaan een groep geeft u de hoofdgroepsleider aan in naam en letter van groep die verantwoordelijk is voor de groepskaart.
20. Hierna kunnen mensen, die plotseling toch met school willen lopen, zich alleen individueel inschrijven bij de start op maandag 2 juli 2018 om 17:15. De prijs is dan 5,00 euro p.p.
21. Vorm van herkenning verzinnen. Bijvoorbeeld allemaal dezelfde kleur dragen en een spandoek maken. Handig voor het verzamelen op het plein voor het stadsdeel.
22. Een tweede brief aan de kinderen die meelopen wordt gemaakt (zie voorbeeld bijlage 3), gekopieerd naar hoeveelheid deelnemers en geselecteerd naar hoeveelheid van deelnemers in klassen. Men kan de hulpgroepsexelsheets verkleinen en toevoegen aan brief, dan is een bord niet nodig.
23. Rond kan de tweede brief aan de kinderen / ouders die meelopen worden meegegeven aan de leerkrachten.
24. Men kan een bord met de deelnemerslijsten en begeleiders opgehangen en de informatie groot vermelden zoals staat op de tweede brief. Let op identificatie van de school, starttijden, speciaal donderdag 10 km 17;15 en verzamelplek. Leuk voor de voorpret.
25. Instructiebrief aan groepsleiders maken (voor voorbeeld zie bijlage 4). Deze brief wordt de eerste wandelavond aan de groepsleider gegeven.
26. Op de site komen de parkoersen en parkoersbeschrijvingen te staan met de rustplaatsen.
27. Mocht er budget zijn dan kan men voor bij de rustplaats b.v. appeltjes (worden altijd zeer lekker gevonden) uitdelen. Eventueel regelen dat iemand bij de rustplaats staat met iets. U kunt op de website op de parkoersenkaarten de rustplaatsen vinden.
Op de wandeldagen:
Kies de voor de eerste avond een duidelijke ontmoetingsplek uit en groot signaal
Als organisator aanwezig zijn tussen 17:30 en 17:45, zodat de wandeling echt om zes uur van start kan gaan. Laatste avond voor de 10 kilometerlopers om 17:15 aanwezig en lopen vanaf 17:30 i.v.m. tegelijk arriveren voor uitreiking medaille en feestje.

1. Meenemen door organisator van de school:
De email met de groepsnummers.
Men ontvangt dan bij de inschrijving de groeps-loopkaarten en parqoursenboekjes.
Instructie brief aan hoofdgroepsleiders (bijlage 4) en namenlijst van de kinderen die in hun groep zitten.
Evt. pen en stickertjes om 06- nummer voor de kleintjes op kleding te plakken.
De vormen van herkenning.
Vuilniszakken om na de rustplaats de boel op te ruimen.
2.. Aan de groepsleider/ster wordt gegeven:
De namenlijst, groeps-loopkaarten en parkoersen boekjes.
Evt. pen en stickertjes om 06- nummer voor de kleintjes op kleding te plakken.
De instructiebrief met de melding dat ze de groepsloopkaart na elke dag inleveren bij de inschrijving en daarvoor in de plaats een andere groepskaart krijgen die ze de volgende dag weer meenemen en inleveren bij de inschrijving voor dezelfde loopkaart. Het klinkt omslachtig maar dan weet de organisatie precies welke groep er binnen is.

Heel veel plezier met de Avondvierdaagse Westerpark.

Groeten van de stichting A4dw