Handleiding Groepsformulier 2018

Algemeen

Het digitale formulier is een Excel ™ spreadsheet. In een dergelijk formulier kunnen de gegevens van de school en de individuele wandelaars worden ingevuld. De opmaak van het formulier is nagenoeg gelijk aan het papieren exemplaar. Het digitale formulier telt per medaille het aantal wandelaars op, maakt hiervan tellijsten en berekent het totale bedrag dat moet worden overgemaakt

De voordelen voor de school/groep zijn:

  • automatisch uitvoeren van berekeningen, dus minder kans op fouten en verschillen

  • invoer via de computer, dus beter leesbaar

  • namen van wandelaars uit andere bestanden kopiëren en plakken. 

Het formulier bevat een aantal formules en verwijzingen. Het verzoek is dan ook geen werkbladen aan te passen, te verwijderen of toe te voegen. Dit kan consequenties hebben voor de goede werking. De verantwoordelijkheid voor correct invullen van het formulier ligt dan ook bij de invuller(s) en niet bij het organisatiecomité. Dit digitale formulier is slechts bedoeld als hulpmiddel.

Werkwijze 

Het Excel spreadsheet kan worden gedownload van de website.


Het invullen van het digitale formulier bestaat uit de volgende stappen:

  1. Lees op de website eventuele laatste informatie over het formulier.

  2. Zorg dat u de laatste versie bezit. Download bij twijfel het exemplaar op de website.

  3. In het tabblad Inschrijving kunnen de gegevens worden ingevuld.

  4. Vul allereerst de naam van de school of organisatie in.

  5. Per formulier kan maar 1 groep ingevuld worden. Als er meer groepen per organisatie meelopen, vul dan een nieuw formulier in. Geef het formulier een herkenbare naam, om de verschillende groepen uit elkaar te kunnen halen

  6. Vul dan per groep, de gegevens per wandelaar in.

  7. Vergeet niet om op te geven wat de te lopen afstand is., vul een 5 of 10 in.

  8. In het tabblad Betaalinfo kan gecontroleerd worden of alles goed staat en welk bedrag er overgemaakt moet worden. Op dit tabblad kan niets gewijzigd worden.

  9. Als alle verplichte velden zijn ingevuld, dan is het bedrag per deelnemer € 3,50, als niet alle verplichte velden zijn ingevuld, dan is het bedrag per deelnemer € 4,00.

  10. vergeet niet aan te geven voor welke medaille gelopen worden (geef alleen nummer op, anders kan het formulier niet optellen), anders wordt hij niet als deelnemer geteld, en wordt er ook geen medaille klaargelegd.

  11. controleer of het aantal deelnemers op blad 2 overeenkomt met het opgegeven aantal op blad 1.

Het is helaas niet meer mogelijk om per school of organisatie één groepsherinnering aan te vragen.

Per groep kunnen maximaal 250 wandelaars worden ingevoerd. Indien binnen een school of organisatie wandelaars zowel aan de 5 km als aan de 10 km deelnemen, dan dient per afstand een apart formulier te worden ingevuld.

Sla het bestand vervolgens op en zend dit naar het email-adres dat boven op het formulier vermeld staat.

Dit e-mail adres is beschermd tegen spambots. U heeft Javascript nodig om het te kunnen zien. Indien uw provider geen grote mailberichten toestaat, dan kunt u het bestand eerst comprimeren met WinZip of iets dergelijks.  

Betalingswijze 

Er wordt automatisch berekend hoeveel wandelaars meelopen en welk bedrag betaald moet worden. Binnen één week na verzending van het formulierbestand moet het verschuldigde bedrag zijn overgemaakt op de rekening van het organisatiecomité, op

IBAN nummer NL 51 TRIO 0391 0246 47 t.n.v. Avond4daagse Westerpark o.v.v. organisatie en groep.

Het is mogelijk om voor meerdere groepen tegelijk te betalen, let er wel op dat dan duidelijk is waar de betaling vandaan komt.

Hier het A4D-Westerpark_groep-2018.xls

BELANGRIJK:  

De organisatie kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor fouten in de invoer van de gegevens. Digitale invoer kan tot uiterlijk 23 juni 2018. Hierna worden geen digitale inschrijvingen meer in behandeling genomen. Het is nog wel mogelijk je bij de start als groep in te schrijven. Neem hiervoor het ingevulde formulier uitgeprint mee naar de start, samen met de contante betaling à €5,– per deelnemer. Melden bij de groepsinschrijving.

Uiterlijk 6 maanden na afloop van de Avond4daagse 2018 zullen alle inschrijfformulieren van de systemen worden verwijderd. Er worden geen backups bewaard.