Draaiboek voor scholen / groepen

 

Draaiboek voor organisatoren scholen

AVONDVIERDAAGSE WESTERPARK 2017


NL51TRIO 0391024647 t.n.v. Avond4daagse Westerpark o.v.v. de naam van de school en naam/letters van de groepsnamen. Mochten er toch meerdere betalingen van 1 school gedaan worden, dan duidelijk aangeven bij welke groep de betreffende betaling hoort. Alleen na betaling is uw groep daadwerkelijk van deelname verzekerd 

  • Er wordt door de Stichting Avond4daagse Westerpark per mail, naar het e-mailadres van de contactpersoon, de groepsnummers opgestuurd. Deze nummers neemt men mee op de eerste dag voor de inschrijving. 

  • Alle ingevoerde digitale groepsdeelnemerslijsten worden door u opgeslagen en gekopieerd. Handig voor meegeven tweede brief of op bord en worden meegegeven aan hoofdgroepsleiders op wandeldagen. Advies is om hiervoor de aparte hulp-excelsheet te maken om te knippen en plakken. Dit is op de website te vinden. 

  • Bovenaan een groep geeft u de hoofdgroepsleider aan in naam en letter van groep die verantwoordelijk is voor de groepskaart. 

  • Hierna kunnen mensen, die plotseling toch met school willen lopen, zich alleen individueel inschrijven bij de start op maandag 12 juni 2017 om 17:15. De prijs is dan 5,00 euro p.p. 

  • Vorm van herkenning verzinnen. Bijvoorbeeld allemaal dezelfde kleur dragen en een spandoek maken. Handig voor het verzamelen op het plein voor het stadsdeel. 

  • Een tweede brief aan de kinderen die meelopen wordt gemaakt (zie voorbeeld bijlage 3), gekopieerd naar hoeveelheid deelnemers en geselecteerd naar hoeveelheid van deelnemers in klassen. Men kan de hulpgroepsexelsheets verkleinen en toevoegen aan brief, dan is een bord niet nodig. 

  • Rond 29 mei 2017 kan de tweede brief aan de kinderen / ouders die meelopen worden meegegeven aan de leerkrachten. 

  • Men kan een bord met de deelnemerslijsten en begeleiders opgehangen en de informatie groot vermelden zoals staat op de tweede brief. Let op identificatie van de school, starttijden, speciaal donderdag 10 km 17;15 en verzamelplek. Leuk voor de voorpret 

  • Instructiebrief aan groepsleiders maken (voor voorbeeld zie bijlage 4). Deze brief wordt de eerste wandelavond aan de groepsleider gegeven. 

  • Op de site komen de parkoersen en parkoersbeschrijvingen te staan met de rustplaatsen. 

  • Mocht er budget zijn dan kan men voor bij de rustplaats b.v. appeltjes (worden altijd zeer lekker gevonden) uitdelen. Eventueel regelen dat iemand bij de rustplaats staat met iets. U kunt op de website op de parkoersenkaarten de rustplaatsen vinden. 

  • Voordat het startschot klinkt is het vaak stressen om de kinderen van school of opvang op te halen, nog een gezonde avondmaaltijd te serveren en dan op naar het Westerpark. 

Het is het dit jaar mogelijk dat u zich tegen betaling kunt inschrijven voor een gezonde, vers bereide vegetarische maaltijd in een van de gebouwen op het Westergasfabriek terrein. Dit wordt geregeld door www.avond4maal.nl

 

 

BIJLAGE 1: Eerste brief kinderen, ouders en leerkrachten

 

BIJLAGE 2: Eerste brief Inschrijven

 

BIJLAGE 3: Tweede brief voor alle deelnemers

 

BIJLAGE 4: Instructiebrief voor Groepsleiders